各機關職務代理應行注意事項

中華民國76年11月6日考試院(76)考台秘議字第2707號函核定修正
中華民國79年2月23日考試院(79)考台秘議字第0488號函核定修正
中華民國84年4月20日考試院(84)考臺組貳一字第02665號函核定修正
中華民國94年2月18日考試院考臺組貳二字第0940001338號函核定修正,同年3月1日銓敘部部銓四字第0942471690號令修正發布
中華民國96年7月18日銓敘部部銓三字第0962826513號令修正發佈全文十一點
中華民國98年10月30日銓敘部部銓三字第09831240761號令修正發布全文十一點
一、 為規範各機關職務代理相關事項,以因應機關用人需要,並避免機關職務長期代理,影響考試用人政策,特訂定本注意事項。
二、 各機關職務代理,除法令另有規定外,以下列情形為限:
(一)出缺之職務,尚未派員或分發人員。
(二)公差、公假、請假或休假。
(三)因案停職或休職。
(四)其他依規定奉准保留職缺。
前項第一款出缺職務之代理期間,以一年為限。但有下列特殊情形之一,得延長代理一次,並以一年為限:
(一)現職人員代理:
1.配合機關精簡、整併、改隸、改制、裁撤或與出缺職務有關之修編,經權責主管機關核定並確定生效日期者。
2.機關基於精簡用人需要或特殊需要,機關首長、副首長及一級單位主管職務出缺,由同職務列等或較高職務列等人員代理者。
3.邊遠地區難以羅致人員者。
4.駐外館處之首長職務出缺,因業務需要延長代理者。
(二)現職人員代理或約聘僱人員辦理:
1.經提列公務人員相關考試任用計畫之職缺,因錄取不足額、錄取人員未報到、錄取人員保留受訓資格或廢止受訓資格,且無正額、增額錄取人員或補訓人員可資分發,並列入其他公務人員相關考試任用計畫者。
2.經提列考試分發之出缺職務,分發機關以未設置公務人員考試相關類科,致無法列入考試任用計畫者。
前項但書第一款第一目、第三目及第二款之延長代理,應報經分發機關同意。
三、 各機關應依各職務之職責及工作性質,預為排定現職人員代理順序及行使權責之特殊限制。如係出缺之職務,除應確依公務人員考試及格人員分發辦法規定,申請分發考試及格人員外,其由現職人員代理職務者,依下列規定辦理:
(一)機關首長(或單位主管)職務出缺,尚未派員遞補時,得依序由本機關(或單位)法定代理人、同官等同層級、同官等次一層級、次一官等最高職等人員代理;如由其他機關(或本機關其他單
位)人員代理,須具有被代理職務所列職等之任用資格或得權理之資格。
(二)其他職務出缺,尚未派員或分發人員,亦應依前款順序代理。但本機關確無具有該職務任用資格人員可資代理時,始得由本機關具有次一官等最高職等任用資格人員代理。
未具任用資格之現職機要人員、留用人員或派用人員,不得代理出缺之職務。但由派用機關改制之任用機關,其未具任用資格之派用人員,得代理本機關任用職務。
教育人員任用條例公布施行前已遴用未經銓敘合格之公立學校職員,得代理其所任職學校任用職務。
前二項職務代理之順序,參照第一項各款規定辦理。
醫事人員、警察人員、交通事業人員或行政機關聘任人員代理本機關簡薦委任官等職等職務時,得依其具有各該人事法律所定之任用資格,以其所敘級別、官等官階、資位或等級薪額,對照行政機關公務人員相當官等職等後,再行參照第一項各款規定辦理。
四、 各機關依前點規定,由現職人員代理職務者,其職務代理之排定及權責,依下列各款規定辦理:
(一)職務之代理除有法定代理人者,應由法定代理人代理外,其餘人員由機關依其職責及工作性質排定職務代理人。如排由一人代理確有困難者,得酌情分別指派數人代理,或由上級機關指派人員代理之。
(二)各機關應重視各級屬員平時工作調配,實施職務輪換,使排定之職務代理人熟悉被代理人之工作。
(三)現職人員代理職務時,應確實負責辦理所代理職務之工作,除報經核准者外,不得留待本人處理。代理人代理期間在半個月以上負責盡職,成績優良者,得酌予適當獎勵。
(四)被代理人除特殊情形外,應先行將其工作及持有之資料交代清楚並對代理人負業務指導之責,其因交代不清以致耽誤者,應自行負責。
五、 各機關薦任以下非主管職務,有第二點第一項第一款情形,且本機關確實無法指定現職人員代理時,其所遺業務報經分發機關同意,得依下列各款規定辦理:
(一)各機關委任非主管職務,經列管為考試分發職缺,在未分配考試錄取人員遞補前,得約僱人員辦理該職缺之業務。
(二)各機關職務列等上限為薦任第八職等以下之薦任非主管職務,經列管為考試分發職缺,在未分配考試錄取人員遞補前,得約聘人員辦理該職缺之業務。但委任跨列薦任官等之職缺,僅得約僱人
員辦理該職缺之業務。
各機關薦任以下非主管職務或雇員,有第二點第一項第二款至第四款情形之一,期間達一個月以上,報經分發機關同意,得依被代理職務之官等,約聘或約僱人員辦理其所遺業務,雇員比照委任辦理。但委任跨列薦任官等之職務,僅得約僱人員辦理其所遺業務。
各級公立學校、公立托兒所,僅置護士(或護理師)、營養師一人,有第二點第一項第二款至第四款情形之一,報經分發機關同意,得依被代理職務之級別,約聘或約僱具有各該專業法規所定資格人員辦理其所遺業務。
六、 未經列管臨時出缺之職務列等上限為薦任第八職等以下非主管職務,機關依規定申請列入考試分發職缺,並經分發機關同意,在尚未分配相關等級類科考試錄取人員遞補前,得依前點第一項規定辦理。
七、 各機關依本注意事項規定約聘僱人員時,應注意其品德及對國家之忠誠;在約聘僱期間,須遵守公務員服務法、公務人員行政中立法及其他相關法令之規定。
八、 公務人員任用法第二十六條至第二十八條規定,於依各相關法令規定約聘僱人員時,準用之。
九、 各機關對與人民權利義務攸關之業務,應注意避免以約聘僱人員辦理之。
十、 代理人員於代理原因消失時,應即解除代理,約聘僱人員於約聘僱原因消失或期限屆滿時,應即予解聘僱,不得以任何理由要求留用或救助。
十一、 依本注意事項規定代理之現職人員及約聘僱人員,其所支酬金由各機關人事單位每半年列冊,並逐一
註明分發機關同意之文號,分別函送分發機關、銓敘機關、主計機關及審計機關查考。不符規定者,
主計及審計機關應不予核銷,並予追繳。
違反本注意事項規定之代理或約聘僱,應追究相關失職人員之責任。